先告訴客戶缺哪份素材、卡住哪一步、現在能排哪些日期，再請對方確認方案。能先做的部分照做；缺資料的內容保留待確認，別先補成定稿。
先發一封說得清楚的提醒
不要只問「資料好了嗎」。把需要的檔案或資訊列清楚，說明為什麼會影響交付，再給一個可回覆的時間。
您好，目前還缺［素材名稱／需要確認的資訊］， 這會影響［哪一段製作或交付］。 我已先完成［不受影響的部分］，其餘先保留待確認。 您方便在［日期、時間、時區］前提供完整資料嗎？ 若來不及，請告知可提供的時間。 我會依實際收到的內容與可排時間， 提出新交期或縮減範圍方案，再請您確認。
若一開始就沒談素材日期，先補這個約定；若已約好卻晚到，把原日期與現在狀況一起記下。遇到固定活動日，先看剩餘時間還做得出什麼。
三種情境，對照日期選一封回覆
以下是三筆直接合作的合成文案案件，日期與時間以台北時間表示，變更由雙方回覆確認。可排時段是教學設定，請換成自己真正排得出的時間；平台案件另按該訂單流程處理。
情境一：只約交稿，沒約素材哪天到
原本只談「11月13日交一頁活動文案」。11月9日檢查時，活動名稱、時間與地點已核定，但還缺完整活動流程與報名方式；目前可以先整理架構與已核定資訊，無法完成完整定稿。
完整版本的可排時間是：11月10日12:00收齊素材 → 11月12日18:00初稿 → 11月13日12:00整合回饋 → 11月16日18:00定稿。
若11月13日必須先有文字，也可改談只整理活動名稱、時間與地點的短版，不含完整一頁、活動流程與報名資訊；這需要重訂交付範圍與費用。
您好，活動名稱、時間與地點已核定， 目前還缺完整活動流程與報名方式。 我先整理了文章架構，完整文案還需要這兩項資料。 先前只談11月13日交稿，沒有把素材日期說清楚， 這次想一起補齊安排。 若11月10日12:00前收齊資料，我可在11月12日18:00交初稿； 11月13日12:00前收到整合回饋，11月16日18:00交定稿。 若11月13日必須先有文字，另一個方案是 先交只含已核定名稱、時間與地點的短版， 不含完整一頁、活動流程與報名資訊。 我會另列這個版本的內容與費用，請您在11月10日12:00前確認。 請問您較需要完整版本，還是11月13日先有短版？ 若選完整版本，也請確認能否在11月10日12:00前收齊資料。 我們確認新範圍與日期後，再按新版安排執行。
先前沒談清楚的部分，直接補問即可。原定日期仍留在紀錄中，另記提出的新日期與對方回覆。
情境二：素材晚一天，接下來的時段已排滿
原安排：11月4日12:00收齊素材 → 11月6日初稿 → 11月9日回饋 → 11月10日定稿。
本例原先把11月4日下午至11月5日上午留給完整初稿製作；11月6日、9日、10日只預留交稿與回饋處理的短時段，其餘時間已排其他工作。素材實際到11月5日12:00才收齊，已錯過原製作時段；接下來的短時段也排不下完整初稿。完整製作可排11月11日至12日，11月13日交初稿，11月16日收回饋，11月17日交定稿。11月5日下午另有一小時，可做約200字短介。
您好，已在11月5日12:00收齊本案素材。 原素材日期是11月4日，原定稿日為11月10日。 原先留給完整初稿的製作時段已錯過； 11月6日、9日、10日只有交稿與回饋處理的短時段， 排不下完整製作，不能把定稿日只往後挪一天。 方案A：維持一頁文案與原修改範圍， 改為11月13日交初稿、11月16日收整合回饋， 11月17日交定稿。 方案B：若只需要約200字短介， 這個版本不含完整一頁與原本的整合修改。 若今天14:00前確認縮減範圍、費用與回覆方式， 我可使用下午的一小時，在11月5日18:00交出。 請問您希望保留完整範圍，還是改做短介？ 在您確認前，我會保留原約定與這次改期提案， 不把新日期記成已接受。
晚一天不代表新交期一定只差一天。把實際可排時段說清楚，讓對方在完整成果與較小成果之間做選擇；若兩案都不合，再討論其他安排。
情境三：活動日期固定，完整版本已排不進去
活動在11月14日，原定11月13日12:00前交完整文案。到11月12日12:00，活動名稱、時間與地點已核定，但仍缺完整流程與報名資訊；剩餘時段排不下完整初稿、回饋與定稿。
這時可談兩條路：縮為只含已核定資訊的150字活動簡介，11月13日12:00前交；或由窗口改安排製作人，我方於11月12日17:00前交接已整理資料與缺件清單。費用及已完成工作另確認。
您好，活動日期11月14日固定， 但目前還缺完整流程與報名資訊。 剩餘時間無法完成原約定的完整文案、回饋與定稿。 我現在能提出兩個安排： A. 改為150字簡介，只使用已核定的名稱、時間與地點， 不包含流程與報名說明，11月13日12:00前交付。 B. 若完整內容與原期限都必須保留，請您改安排製作人； 我可在11月12日17:00前交接已整理資料與缺件清單。 若選A，我們先確認這份簡介是否符合實際用途； 若選B，也請確認交接對象。 兩種安排都需要一起確認已完成工作、交付範圍及費用。 請告知您希望採哪一項，我再更新本案紀錄。
如果縮減版無法滿足使用目的，就說清楚自己排不出完整成果，和窗口討論交接。不要把活動結束後才能完成的日期，包裝成仍可解決原需求。
提出方案後，沒回覆就保留待確認
到了提出的確認時間仍沒回覆，可以簡短跟進：
您好，想跟進上次提出的素材與交期安排。 目前尚未收到您對［方案／日期］的確認， 我這邊仍記為待確認。 若希望繼續，請告知素材可提供的時間與偏好的方案； 我會再核對當時可排的時段，回覆更新安排。
不受影響、仍能按原約定完成的工作照原安排處理。需要完整素材或新範圍才能開始的部分，就把缺件與影響告知對方；不要只改自己的日期，當成雙方已同意。
把同一案的「原素材日、原交期、實際收齊日、新方案、對方回覆、下一次確認」接著記在一起。這份紀錄用來追蹤溝通，不代替原約定或平台流程。
收到素材後，再查一次是否真的齊全
打開檔案，核對版本、缺件與可用範圍。只收到「已上傳」訊息，還不足以知道能否開始；仍缺什麼就具體列出。
如果材料本身有矛盾，先用需求整理範例把問題列清楚。要重訂工作與金額，回到報價單範例；這次其實是新增規格或成果，對照三種修改情境。
現在挑最接近的一封，把缺件、影響、可排日期及請對方確認的事換成自己的案件。
方法參考：BriefGate素材提醒與收件確認；Fiverr訂單流程。來源用於溝通步驟與平台差異，文中日期與方案為自製教學。
內容整理：斜槓肯 SlashKen。情境、日期與回覆為自製合成教學材料。